Nadie puede negar que la era actual está gobernada por los sistemas, por la infraestructura tecnológica, por la automatización y la búsqueda de mayor productividad gracias a la eficiencia de los procesos. Un software ERP es una solución precisamente pensada para tales propósitos.
La información es poder. Es una de las afirmaciones más conocidas en la actualidad, sobre todo en el ámbito profesional. No obstante, de nada serviría la información, por más calidad que esta tenga, si no se utiliza bien, si no se adhiere a un engranaje o a un flujo de trabajo que ya sea productivo y forme un ecosistema laboral eficiente y eficaz.
De eso tratan la mayoría de las soluciones de Planificación de Recursos Empresariales o ERP, pero también un software de recursos humanos moderno, e incluso otras aplicaciones dedicadas por separado a la logística, la facturación o la gestión de las comunicaciones con los clientes.
¿Qué es un ERP?
En el mundo de las empresas hay muchas siglas que hacen referencia a soluciones informáticas pensadas para automatizar procesos, para ser herramientas de primer nivel que sirvan como una mano derecha en todos los departamentos, pero precisamente un software ERP gana relevancia porque pudiera unificar con cada uno de sus módulos y funciones a todo lo que anteriormente una empresa hubiera implementado a nivel de software.
El acrónimo responde a Enterprise Resource Planning, o Planificación de Recursos Empresariales, lo que ya en parte indica que es un erp y para que se utiliza, porque un software ERP es un sistema que se encarga de centralizar la información de todas las áreas productivas de una empresa, pudiendo ir desde las finanzas y los recursos humanos hasta la logística, la gestión de inventarios, las compras y ventas y la comunicación con los clientes.
Si bien no son todos, ya que cada software de cada empresa tendrá una filosofía de trabajo y aporte de soluciones distinta, por lo general lo que buscan los programas informáticos de ERP es unificar la información y los datos referentes a los recursos disponibles por la empresa, para que esta unificación en una base de datos centralizada e interconectada con todos los departamentos, permita procesos productivos mucho más eficientes, eficaces, con disminución de errores, ahorro de costes operativos y, claro está, mayor rentabilidad y una satisfacción del cliente superior.
Características interesantes de un software ERP
Ya antes se hacía referencia a que en el mercado existen muchos programas informáticos dedicados a este sector de los ERP, y que cada empresa tendrá soluciones distintas, módulos diferentes y un funcionamiento distinto de los demás, por más que a nivel teórico la mayoría de este tipo de software de gestión de proyectos busquen un mismo fin para las empresas que contratan tales servicios.
Por esa razón, a nivel teórico, hay algunas características que son interesantes de conocer en un software ERP, y que resultan indispensables en una solución informática de este tipo:
- Información integrada y accesible: si en vez de existir una base de datos por oficina o departamento, existe una base de datos centralizada donde todos tienen acceso, con sus roles y campos de edición, la facilidad de que toda la información esté integrada, accesible en tiempo real, permite un mejor intercambio de la misma entre todos los encargados de hacer que la empresa produzca más y mejor.
- Automatización y eliminación: cada día, las empresas realizan decenas de procesos que son rutinarios y que pueden, o bien eliminarse o automatizarse. La automatización es la joya de la corona en lo referido a la productividad, por lo que la implementación de un software ERP puede ayudar a gestionar flujos de trabajo más eficientes, donde se prescinda de la posibilidad del error humano.
- Mejor control de inventario y de cadena de suministro: las empresas dedicadas a la manufactura y a la distribución y logística saben muy bien que de la optimización de sus procesos productivos, de su gestión de inventario, de la planificación de la cadena de suministro y de una producción sin interrupciones ni lapsos de espera por falta de cohesión comunicativa entre departamentos, depende su rentabilidad final. Un software ERP permite optimizar cada uno de los ítems mencionados.
Ámbitos empresariales donde un software ERP resulta indispensable
Al igual que pasa con otras tantas soluciones de software para empresas, el software ERP no está recomendado para un nicho o un sector en específico, sino que cada empresa, dependiendo de sus necesidades y fortalezas, pudiera tener un ERP perfecto para llevarla a un nuevo nivel de productividad y rentabilidad.
No obstante, sí es cierto que en algunos sectores han sabido aprovechar de mejor manera a los software ERP:
- Manufactura: las fábricas de todo tipo tienen en un software ERP la herramienta ideal para controlar la producción, mejorar la eficiencia y la calidad de cada uno de los procesos que intervienen, y claro está, gestionar desde la capacidad y la inversión económica al inventario.
- Distribución y logística: mejores tiempos, coordinación entre proveedores, planificación y optimización de rutas para ahorro de costes; un software ERP es una navaja suiza en estos sectores que tienen un margen de ganancia relacionado directamente con lo tanto que se pueda optimizar su sistema de producción.
- Comercio en general: tanto tiendas de retail como pequeños ecommerce dedicados al comercio electrónico, teniendo un ERP es posible gestionar todo el proceso de inventario, ventas, experiencia del cliente; aparte de que la mayoría de las soluciones de ERP actuales tienen integración total con la mayoría de las plataformas de comercio electrónico, lo que lleva las ventajas a un nuevo nivel.
- Profesionales: tanto empresas como autónomos que brinden servicios profesionales para un tercero, gracias a un ERP se puede tanto gestionar los proyectos como optimizar el uso de los recursos, controlar costes, hacer seguimiento de ingresos y hasta automatizar las facturaciones.
Lo que busca un software ERP es unificar dentro de una misma gestión todos los datos y la información que la propia actividad económica genera. Dicha unificación es, como se decía, el secreto mejor guardado de los nuevos niveles de productividad, rentabilidad y eficiencia.